IT-Budgetierung: Techniken und Best Practices
Viele Unternehmen stehen aktuell unter wirtschaftlichem Druck und versuchen, ihre Kosten zu senken. Schnell richtet sich der Blick neben den Personalkosten auch auf das IT-Budget.
Eine zielgerichtete IT-Budgetierung, die sich an den Bedürfnissen von Unternehmen und Mitarbeitern sowie der Gesamtstrategie orientiert, ist der Schlüssel zum Erfolg. Dabei gilt es jedoch, auch Chancen zu erkennen und an den richtigen Stellen zu investieren.
Wie hoch sind die IT-Kosten in Unternehmen?
Für die meisten Unternehmen stellen die Ausgaben für die IT-Infrastruktur inklusive Hardware, Software und Netzwerk inzwischen einen wesentlichen Bestandteil der Gesamtausgaben dar. Das verdeutlicht die jüngste Entwicklung:
Der Anteil der IT-Kosten am Unternehmensumsatz ist zwischen den Jahren 2022 und 2023 in den meisten Branchen gestiegen. Erwartungsgemäß liegt die Softwarebranche vorne – mit einem Anteil von 19 Prozent am Umsatz im Jahr 2023. Den größten Anstieg gab es im Bereich Gesundheit: Hier stieg der Anteil des IT-Budgets von fünf auf 13 Prozent.
Bevor wir auf die verschiedenen Möglichkeiten zum Erstellen und zur Weiterentwicklung eines IT-Budgets zu sprechen kommen, hier zunächst einige grundlegende Informationen.
Definition IT-Budget
Das IT-Budget ist ein Finanzplan, der alle IT-Ausgaben einer Organisation über einen bestimmten Planungszeitraum umfasst, meist ein Jahr. Es ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie, denn es stellt sicher, dass die Anforderungen an die IT mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
IT-Budgets werden in der Regel einmal für den Geltungszeitraum erstellt, sollten aber regelmäßig überprüft werden.
Ein IT-Budget sollte alle Kosten berücksichtigen, die im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Wartung der IT-Systeme eines Unternehmens anfallen.
Was fließt in das IT-Budget ein?
Zu den wichtigsten Komponenten eines IT-Budgets gehören:
Personalkosten: Gehälter, Sozialleistungen, Boni und andere Vergütungen für IT-Mitarbeiter, Auftragnehmer und Berater.
Hardware: Anschaffung und Wartung von Laptops, Servern, Desktop-Computern, Druckern, Telekommunikationsausrüstung, Telefonen, Netzwerkausrüstung und Firewalls.
Software: Anschaffung oder Abonnement von Software, einschließlich Anwendungen für ERP, Buchhaltung, Finanzen und Personalverwaltung. Auch Kosten für Software as a Service (SaaS) sowie die Nutzung von Cloud-Diensten fließen hier ein.
Infrastruktur: Anschaffung, Nutzung, Wartung und Entsorgung der physischen Infrastruktur, einschließlich der Kosten für Büros und Rechenzentren.
Cybersicherheit: Kosten für die Sicherung des Netzwerks und der Daten, einschließlich IT-verwalteter Dienstleister und Sicherheitslösungen.
IT-Audits: Kosten für externe Audits und die Implementierung der vorgeschlagenen Änderungen.
Disaster Recovery: Rückstellungen für die Wiederherstellung der IT-Infrastruktur im Falle einer Katastrophe, sei es durch Menschenhand oder Naturkatastrophen.
IT-Anforderungen: Budget für die Anschaffung neuer IT-Ressourcen auf Anfrage von Mitarbeitern.
IT-Wartung: Kosten für die Instandhaltung der IT-Ressourcen in gutem Zustand.
IT-Projektmanagement: Kosten im Zusammenhang mit der Durchführung bestimmter IT-Projekte, im Gegensatz zu wiederkehrenden Kosten für den normalen IT-Betrieb.
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Welche Methoden zur IT-Budgetierung gibt es?
Szenario-Planung für IT-Budgets
Die Szenarioplanung für IT-Budgets verbessert die Qualität der Finanz-Prognose, indem es Unsicherheiten, Risiken und Chancen möglicher Zukunftsszenarien bewertet. Anstatt sich nur auf eine einzige Budgetprognose zu verlassen, erstellen Unternehmen mehrere „Was-wäre-wenn“-Szenarien, um die Auswirkungen verschiedener Faktoren auf ihre IT-Ausgaben zu untersuchen.
Diese Szenarien könnten beispielsweise Veränderungen der Marktbedingungen, neue technologische Entwicklungen, Cyber-Sicherheitsbedrohungen oder unerwartete Geschäftsanforderungen berücksichtigen. So können Unternehmen besser verstehen, wie sich diese Faktoren auf ihren Bedarf an IT-Ressourcen auswirken könnten.
Die Szenarioplanung ermöglicht es IT-Führungskräften und Finanzteams, flexibler und agiler auf Veränderungen zu reagieren. Anstatt von starren Budgetvorgaben eingeschränkt zu sein, können sie schnell Anpassungen vornehmen und Entscheidungen treffen, wenn sich die Umstände ändern.
Die Szenarioplanung erfordert eine proaktive Denkweise und hilft Unternehmen, frühzeitig auf potenzielle Herausforderungen zu reagieren, Risiken zu minimieren und Chancen zu nutzen.
In der Praxis funktioniert die Szenarioplanung, indem ein bestehendes Budget als Grundlage gesetzt wird und davon abgeleitete Szenarien erstellt werden, in denen die gewünschten Änderungen simuliert werden. Beispielsweise könnte ein Szenario die Auswirkungen einer Cloud-Migration auf die IT-Kosten simulieren, während ein anderes die Kostensenkungen durch die Automatisierung bestimmter Prozesse untersucht. Ein weiteres zu analysierendes Szenario könnte die Migration von Legacy-Software auf eine neue Plattform sein.
Der Einsatz von Softwarelösungen mit Szenario-Management-Funktionen kann diesen Prozess erheblich vereinfachen. Solche Tools ermöglichen die einfache Erstellung und Verwaltung verschiedener Szenarien und bieten eine visuelle Darstellung der Auswirkungen auf das IT-Budget.
Die Einbeziehung von End of Life (EOL) für Hardware und Software in die Szenarioplanung kann auch dazu beitragen, strategische Entscheidungen zu treffen, die über den einfachen Austausch von Hardware und Software hinausgehen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen entscheiden, in Cloud-basierte Dienste zu investieren, um die Abhängigkeit von physischer Hardware zu reduzieren und die Wartungskosten zu senken.
Zero Based Budgeting
Zero-Based Budgeting (ZBB) ist eine Methode, bei der alle Ausgaben für einen neuen Zeitraum oder ein neues Jahr von Grund auf (ab Null) gerechtfertigt werden müssen, anstatt mit dem vorherigen Budget zu beginnen und es bei Bedarf anzupassen. Mit anderen Worten: Jedes Budget wird von Grund auf neu erstellt, ohne sich auf frühere Ausgabenmuster zu verlassen.
Im Gegensatz zur traditionellen Budgetierung, bei der inkrementelle Erhöhungen gegenüber den Budgets des Vorjahres vorgenommen werden, zwingt ZBB Unternehmen dazu, jede Ausgabe zu hinterfragen und zu begründen, warum sie notwendig ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine wiederkehrende Ausgabe oder eine neue Initiative handelt.
Ziel von ZBB ist es, Verschwendung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Ausgaben einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Dies wird erreicht, indem jede Abteilung und jedes Projekt ihre Ausgaben detailliert aufschlüsseln und diese mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang bringen.
ZBB fördert eine Kultur der Kostenkontrolle und Verantwortlichkeit. Manager müssen ihre Ausgabenentscheidungen rechtfertigen und nachweisen, dass diese zum Unternehmenserfolg beitragen. Das führt zu einem bewussteren Umgang mit Ressourcen und kann dazu beitragen, versteckte Kosten aufzudecken und Einsparpotenziale zu identifizieren.
ZBB bringt allerdings einige Herausforderungen mit sich. Der Prozess der Budgeterstellung ist zeitaufwändiger als bei traditionellen Methoden, weil alle Ausgaben detailliert analysiert und gerechtfertigt werden müssen. Es besteht die Gefahr, dass kurzfristige Kosteneinsparungen gegenüber langfristigen Investitionen priorisiert werden.
Dennoch bietet ZBB Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ausgaben zu optimieren und sicherzustellen, dass sie mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Wertebasierte IT-Budgetierung (Values Based IT Budgeting – VBB)
Wertebasierte IT-Budgetierung geht über die reine Kostenbetrachtung hinaus und stellt die strategischen Ziele und Werte des Unternehmens in den Mittelpunkt. Anstatt einfach die Budgets des Vorjahres fortzuschreiben oder alle Ausgaben von Grund auf neu zu rechtfertigen, werden bei dieser Methode die IT-Ausgaben auf ihre Übereinstimmung mit den langfristigen Zielen des Unternehmens überprüft.
Im Gegensatz zum Zero Based Budgeting, das von einem Null-Budget ausgeht und bei dem jede Ausgabe neu gerechtfertigt werden muss, beginnt die wertebasierte IT-Budgetierung mit dem Budget des Vorjahres und hinterfragt kritisch, ob jede Ausgabe weiterhin mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Das hat verschiedene Vorteile:
Fokus auf strategische Ziele: Durch die Ausrichtung der IT-Ausgaben an den Unternehmenszielen wird sichergestellt, dass die IT die Unternehmensstrategie optimal unterstützt.
Effizientere Ressourcenallokation: Die Priorisierung von Ausgaben, die den größten Mehrwert für das Unternehmen generieren, führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Die wertebasierte Budgetierung macht die Entscheidungsfindung transparenter und nachvollziehbarer, da die Ausgaben direkt mit den Unternehmenszielen verknüpft sind.
Anwendung in der Praxis
Zunächst müssen die Unternehmenswerte und -ziele identifiziert werden. Danach folgt die
Bewertung der IT-Ausgaben: Es werden alle IT-Ausgaben daraufhin überprüft, inwieweit sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Ausgaben, die einen hohen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten, werden priorisiert. Ausgaben, die keinen klaren Mehrwert bieten, werden reduziert oder gestrichen.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das die Kundenzufriedenheit als einen seiner wichtigsten Werte definiert, würde bei der wertebasierten IT-Budgetierung Investitionen in kundenorientierte Systeme wie CRM-Systeme oder Self-Service-Portale priorisieren. Gleichzeitig könnten Ausgaben für IT-Systeme, die keinen direkten Einfluss auf die Kundenerfahrung haben, reduziert werden.
Aktivitätsbasierte IT-Budgetierung: Kostenmanagement durch Aktivitätsanalyse
Die aktivitätsbasierte IT-Budgetierung (Activity based Budgeting – ABB) ist eine Methode, welche die Kosten von IT-Dienstleistungen und -Ressourcen auf die spezifischen Aktivitäten und Einsatzarten zurückführt, die sie verbrauchen. Anstatt Budgets einfach nach historischen Ausgaben oder prozentualen Steigerungen zu verteilen, analysiert ABB die zugrunde liegenden Aktivitäten, die IT-Ressourcen nutzen. Dieser Ansatz ermöglicht ein detaillierteres Verständnis der Kostenstruktur und hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen über Ressourcenallokation und Kostenkontrolle zu treffen.
ABB beginnt mit der Identifizierung der Aktivitäten, welche die meisten Ressourcen verbrauchen. Das kann beispielsweise die Entwicklung neuer Systeme, der Betrieb von Servern, die Bereitstellung von Helpdesk-Support oder die Verwaltung von Sicherheitsvorfällen sein.
Anschließend werden die Kosten für jede Aktivität anhand der Ressourcen, die sie verbraucht (wie Personal, Hardware, Software), ermittelt. So kann man ein genaues Bild der Kosten für die Bereitstellung verschiedener IT-Services erhalten.
ABB bietet mehrere Vorteile gegenüber traditionellen Budgetierungsmethoden:
Genauere Kostenzuordnung: Durch die Zuordnung der Kosten zu spezifischen Aktivitäten ergibt sich ein genaueres Bild der Kostenstruktur des IT-Bereichs. Das hilft Unternehmen, die Rentabilität verschiedener IT-Services zu bewerten und unprofitable Services zu identifizieren.
Verbesserte Entscheidungsfindung: ABB liefert detaillierte Informationen über die Kosten von Aktivitäten, die es Unternehmen ermöglichen, qualifizierte Entscheidungen über die Allokation von Ressourcen und Investitionen zu treffen.
Identifizierung von Einsparpotenzialen: Durch die Analyse der Kosten der verschiedenen Aktivitäten können Unternehmen Ineffizienzen und Verschwendung aufdecken und gezielte Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen.
Verbesserte Kommunikation und Transparenz: ABB fördert die Kommunikation und Transparenz zwischen der IT-Abteilung und anderen Unternehmensbereichen, da die Kosten für IT-Services transparent dargestellt werden.
Beispiel: Ein Unternehmen möchte die Kosten für seinen Helpdesk-Service mithilfe von ABB analysieren. Die Analyse identifiziert verschiedene Helpdesk-Aktivitäten wie die Bearbeitung von Supportanfragen, die Behebung von Problemen, die Bereitstellung von Schulungen und die Erstellung von Dokumentationen. Die Kosten für jede Aktivität werden anhand der benötigten Personalstunden, der eingesetzten Softwarelizenzen und der genutzten Hardware ermittelt.
Anhand dieser Informationen kann das Unternehmen den Gesamtpreis des Helpdesk-Services pro Anfrage oder pro Nutzer berechnen. Darüber hinaus kann das Unternehmen Bereiche identifizieren, in denen die Effizienz gesteigert und Kosten gesenkt werden können, z. B. durch Automatisierung von Aufgaben oder Verbesserung von Self-Service-Optionen.
ABB ist eine effektive Budgetierungsmethode, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. So kann die Datenerhebung für ABB zeitaufwändig und komplex sein, insbesondere in großen Unternehmen mit einer Vielzahl von IT-Aktivitäten.
Target Costing
Per Target Costing ist es möglich, gewünschte Einsparungen oder Obergrenzen für Kosten zu berücksichtigen, ohne gleichzeitig die mit dem Einsatz von IT verbundenen Ziele und Anforderungen oder die Wettbewerbsfähigkeit aus den Augen zu verlieren.
Ausgehend von bestimmten Zielkosten findet eine Rückwärtsrechnung statt, um die maximal zulässigen Kosten für Hardware, Software und weitere IT-Posten zu bestimmen. Dabei orientieren sich die Planer zum Beispiel an bestehenden Marktpreisen, Vergleichen und Leistungsanforderungen.
Es wird geprüft, welche Hebel und Stellschrauben es erlauben, die Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Kosten zu senken.
Target Costing ist eine Methode, die sich hervorragend mit der szenariobasierten IT-Budgetplanung kombinieren lässt. Aufgrund der großen Zahl verschiedener Parameter und möglicher Ziel-Szenarien bietet sich der Einsatz spezialisierter Tools an.
Nützliche Tools für das IT Budgeting
Die Auswahl der optimalen Tools für die IT-Budgetierung hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Während einige Unternehmen möglicherweise mit einfachen Tabellenkalkulationen auskommen, benötigen andere spezielle Softwarelösungen, um komplexe IT-Budgets zu erstellen und zu verwalten.
Entscheidend bei der Auswahl der passenden Tools sind Flexibilität und Datenzentralisierung. Die Zusammenführung von Finanz-, Verkaufs- und Betriebsdaten in einer einzigen Plattform bietet verschiedene Vorteile. So lassen sich Mehrfacheingaben und Fehler vermeiden, während bei der Budgetierung möglichst viele relevante Aspekte berücksichtigt werden. Budgets und Prognosen können so unternehmensweit zugänglich gemacht und die Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessert werden, um gleichzeitig ein besseres Verständnis für die Auswirkungen einzelner Entscheidungen auf die Gesamtleistung zu schaffen.
Softwarelösungen wie Phocas Budgets and Forecasts bieten Funktionen, die diese Anforderungen erfüllen. Sie ermöglichen die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen, bieten vordefinierte Budgetvorlagen und integrierte Workflows, die den Abstimmungsprozess vereinfachen. Darüber hinaus bieten spezielle Funktionen für die Umsatzprognose, Bedarfsplanung und Personalverwaltung sowie die Möglichkeit, Istdaten mit der Leistung zu vergleichen, um eine verbesserte Szenarioplanung und genauere Nachprognosen zu ermöglichen.
Wie kann KI bei der IT-Budgetierung unterstützen?
Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt und vereinfacht die IT-Budgetierung, indem sie Prozesse automatisiert, datenbasierte Erkenntnisse liefert und die Genauigkeit von Prognosen erhöht. Durch die Analyse großer Datenmengen kann KI Trends und Anomalien erkennen, die durch von Menschen durchgeführte Analysen nur schwer oder zeitaufwändig zu identifizieren wären. KI ermöglicht eine effizientere Ressourcenallokation und eine bessere Steuerung der IT-Ausgaben.
Ein entscheidender Vorteil von KI liegt in der Effizienzsteigerung. KI-basierte Budgetierungssoftware kann beispielsweise Basisbudgets in Sekundenschnelle erstellen, im Vergleich zu Tagen oder Wochen, die ein Mensch dafür benötigen würde. IT-Teams werden entlastet und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit manueller Dateneingabe und -berechnung zu befassen.
KI-Systeme minimieren das Risiko menschlicher Fehler, die bei manueller Datenverarbeitung auftreten können. Durch die Automatisierung der Datenabgleiche und -berechnungen werden genauere Budgets und ein besseres Risikomanagement ermöglicht.
Prädiktive Analysen sind ein weiterer Bereich, in dem KI einen Mehrwert bietet. KI-basierte Systeme können Prognosen und Projektionen in Echtzeit erstellen und diese bei Bedarf anpassen. Dies ermöglicht eine flexiblere und agilere Budgetplanung, die auf sich ändernde Geschäftsbedingungen reagieren kann.
Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen möchte die Auswirkungen der Cloud-Migration auf sein IT-Budget analysieren. Mit Hilfe einer KI-basierten Budgetierungssoftware kann das Unternehmen verschiedene Szenarien simulieren, z. B. die Migration verschiedener Anwendungen in die Cloud, und die Auswirkungen auf die Kosten in Echtzeit visualisieren. Die Software kann auch potenzielle Einsparungen durch die Cloud-Migration identifizieren und so das Unternehmen bei der Entscheidungsfindung unterstützen.
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Wie lassen sich die IT-Kosten begrenzen, ohne auf Leistung verzichten zu müssen?
Die Kontrolle über die IT-Ausgaben ist für Unternehmen wichtig: Dabei ist es aber entscheidend, die Leistung und die Fähigkeit der IT, das Unternehmen zu unterstützen, nicht zu beeinträchtigen. Es gibt verschiedene Ansätze, um dieses Ziel zu erreichen, die von der Optimierung bestehender Ressourcen bis hin zur Einführung neuer Technologien und Budgetierungsmethoden reichen.
Optimierung bestehender Ressourcen
Eine der effektivsten Möglichkeiten, IT-Kosten zu senken, besteht darin, die Nutzung bestehender Ressourcen zu optimieren. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden:
Virtualisierung: Die Virtualisierung von Servern und Desktops kann die Hardwarekosten senken und die IT-Infrastruktur effizienter nutzen. Die Migration von Anwendungen und Daten in die Cloud kann darüber hinaus zu erheblichen Einsparungen bei Hardware-, Software- und Wartungskosten führen. Und schließlich kann die Nutzung von SaaS-Lösungen anstelle von On-Premise-Software die Anschaffungskosten senken und die Skalierbarkeit erhöhen. Allerdings ist diese Rechnung nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint. Zwar sinken bei der Virtualisierung von Rechenleistungen die nötigen Investitionen (CAPEX), doch können sich dadurch erhöhte Ausgaben für die in Anspruch genommenen Services ergeben, welche den OPEX erhöhen. Hier kommt es auf eine umfassende und zielorientierte Planung an, bei der die zu erwartenden Kosten einander gegenübergestellt werden.
Automatisierung: Die Automatisierung von Routineaufgaben kann den Personalaufwand reduzieren und die Effizienz steigern. KI kann in diesem Bereich eine wichtige Rolle spielen, indem sie repetitive Aufgaben übernimmt.
Die richtige Hardware auswählen
Anstatt einfach die neueste und teuerste Technologie zu kaufen, sollten Unternehmen ihre Anforderungen sorgfältig analysieren und Hardware auswählen, die ein optimales Verhältnis von Leistung und Kosten bietet.
Ein wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit der Hardware. Unternehmen sollten Hardware wählen, die mit ihrem Wachstum Schritt halten kann und flexibel an zukünftige Anforderungen angepasst werden kann. So lassen sich unnötige Neuanschaffungen vermeiden. Beispielsweise sollten Server mit ausreichenden Erweiterungsmöglichkeiten für Arbeitsspeicher und Festplattenlaufwerke gewählt werden, anstatt direkt in ein High-End-Modell zu investieren.
Konkretes Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen plant die Erneuerung seiner Desktop-Computer. Anstatt für alle Mitarbeiter teure High-End-PCs zu kaufen, analysiert das Unternehmen die tatsächlichen Anforderungen der verschiedenen Abteilungen. Es stellt sich heraus, dass für viele Mitarbeiter einfache Desktop-PCs mit Standardkomponenten ausreichend sind. Nur für die Grafikabteilung, die leistungshungrige Anwendungen nutzt, werden leistungsstärkere Workstations angeschafft. Durch diese differenzierte Hardwareauswahl kann das Unternehmen erhebliche Kosten sparen, ohne die Produktivität der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
Energieeffiziente Hardware kann die Betriebskosten deutlich senken. Unternehmen sollten bei der Auswahl von Servern, Desktops und anderen Geräten auf niedrigen Stromverbrauch achten. Allerdings ist dabei zu beachten, dass sich die Investition in neue, sparsamere Hardware auch aus Gründen der Nachhaltigkeit nicht immer lohnt, denn zur Herstellung der Hardware wird viel Energie benötigt, die sich durch den geringeren Verbrauch erst nach längerer Zeit – wenn überhaupt – amortisiert.
Zusätzlich können Unternehmen auch durch den Kauf von refurbished Hardware Kosten sparen. Dabei handelt es sich um gebrauchte Hardware, die professionell geprüft und überholt wurde. Refurbished Hardware bietet oft ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Auch Jahre nach dem offiziellen End of Life sind für Hardware meist noch Wartung und Support verfügbar – sei es durch die Hersteller selbst oder durch Drittanbieter (Third Party Maintenance)
Software Asset Management
Software Asset Management (SAM) kann ein mächtiges Werkzeug sein, um IT-Kosten zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz und Compliance zu verbessern. Im Wesentlichen geht es darum, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Software zu verwalten, von der Beschaffung über die Bereitstellung bis hin zur Außerbetriebnahme.
Unternehmen verschwenden oftmals beträchtliche Summen für ungenutzte Softwarelizenzen. Ein SAM-System hilft, diese ungenutzten Lizenzen zu identifizieren und entweder neu zu verteilen oder zu kündigen. Dadurch lassen sich unnötige Ausgaben vermeiden und die Softwarekosten optimieren.
Mithilfe eines sogenannten Digital Platform Conductors (DPC) lässt sich der SAM-Prozess automatisieren und vereinfachen. Ein DPC integriert Daten aus verschiedenen IT- und Business-Systemen, um ein vollständiges Bild Ihres Softwarebestands zu erstellen. Anhand dieser Daten können Sie ungenutzte Software, redundante Anwendungen und sogar nicht autorisierte Software (Shadow IT) identifizieren.
Neben der Kostenoptimierung hilft SAM auch bei der Einhaltung von Lizenzbestimmungen. Verstöße gegen die Compliance von Lizenzen können mit hohen Kosten verbunden sein. Durch die Überwachung und Verwaltung Ihrer Softwarelizenzen mit einem SAM-System können Sie sicherstellen, dass Sie die Lizenzbedingungen einhalten und kostspielige Strafen vermeiden.
Per SAM lässt sich auch die Softwarenutzung optimieren. SAM-Systeme können die Nutzung von Software verfolgen und analysieren. Diese Informationen können dabei helfen, die Softwareauswahl zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie nur für die Software bezahlen, die Sie tatsächlich benötigen.
Eine effektive SAM-Lösung sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden IT- und Business-Systeme integrieren lassen. Neben der Technologie ist es wichtig, klare Prozesse und Richtlinien für die Softwarebeschaffung, -bereitstellung und -nutzung zu etablieren.
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Herausforderungen für die IT-Budgetierung im Jahr 2025
Für das kommende Jahr ist mit einem Anstieg der IT-Ausgaben bei den meisten Unternehmen zu rechnen. Laut Gartner werden sich die globalen IT-Ausgaben im Jahr 2025 um 9,3 Prozent erhöhen. Dieser Anstieg wird unter anderem durch die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die steigende Nachfrage nach Cloud-Lösungen und die zunehmende Nutzung von KI getrieben.
Die zunehmende Bedeutung von Cybersecurity wirkt sich ebenfalls als Kostentreiber in der IT aus. Angesichts der steigenden Zahl von Cyberangriffen müssen Unternehmen ihre Sicherheitsausgaben erhöhen, um ihre Systeme und Daten zu schützen. Investitionen in Security-Lösungen und KI zur Abwehr von Cyberbedrohungen werden daher einen wichtigen Teil der IT-Budgets 2025 ausmachen.
Die steigenden IT-Ausgaben stellen Unternehmen vor die Herausforderung, die Kosten im Griff zu behalten und gleichzeitig in zukunftsweisende Technologien zu investieren. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Effizienzsteigerung in der IT.
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