IT-Kosten

Inhaltsverzeichnis

1. Definition und Abgrenzung von IT-Kosten
2. Klassifizierung von IT-Kosten
3. Das Verhältnis von Fixkosten und variablen Kosten in der IT
4. Wachstum der IT-Kosten
5. IT-Kostenmanagement
6. Wie können Unternehmen ihre IT-Kosten reduzieren?
7. Bestehende Technologien besser nutzen
8. Die Bedeutung von IT-Controlling und Reporting für die IT-Kosten
9. Fazit und Ausblick

Unternehmen müssen ihre IT-Kosten verstehen,planen und kontrollieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und gleichzeitig in zukunftsweisende Technologien investieren zu können.

Die Informationstechnologie (IT) ist für viele Unternehmen aus verschiedenen Branchen das Rückgrat für effiziente Prozesse, innovative Produkte und Dienstleistungen sowie für die Kommunikation mit Kunden und Partnern. Sie leistet damit einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und neuen technologischen Entwicklungen wie z.B. Cloud Computing oder künstliche Intelligenz (KI) steigen jedoch auch die IT-Kosten kontinuierlich an.

In diesem Beitrag möchten wir ein umfassendes Verständnis für die Struktur von IT-Kosten sowie die wichtigsten Ansätze und Methoden des IT-Kostenmanagements vermitteln.

IT-Kosten umfassen alle Ausgaben, die ein Unternehmen für die Bereitstellung und Nutzung seiner IT-Infrastruktur und -Services aufwendet. Diese Kosten lassen sich grob in zwei Bereiche abgrenzen: Corporate-IT und Produkt-IT.

Unter Corporate-IT fallen alle IT-Ausgaben, die für die internen Prozesse und Abläufe des Unternehmens notwendig sind, wie z.B. Arbeitsplatzrechner, Netzwerke, zentrale Business-Systeme (ERP, CRM) oder auch die IT-Abteilung selbst.

Produkt-IT hingegen bezieht sich auf IT-Kosten, die direkt mit der Entwicklung, Herstellung oder dem Vertrieb von Produkten oder Dienstleistungen für den Endkunden verbunden sind, wie beispielsweise die Software in einem vernetzten Auto. Die genaue Abgrenzung von IT-Kosten ist wichtig, um eine transparente Kostenstruktur zu schaffen und die Kosten verursachungsgerecht zuordnen zu können.

IT-Kosten können auch gemäß ihrer Entstehung unterschieden werden. So können IT-Kosten sowohl durch die IT-Abteilung selbst als auch durch andere Abteilungen und Business Units verursacht werden. Ein Beispiel hierfür sind „versteckte IT-Kosten“, die außerhalb der IT-Abteilung anfallen, aber dennoch der IT zuzurechnen sind, wie z.B. Software-as-a-Service-Lösungen, die von Fachabteilungen genutzt werden.

Die Definition und Abgrenzung von IT-Kosten bildet die Grundlage für ein effektives IT-Kostenmanagement und ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Ausgaben zu analysieren, zu steuern und zu optimieren.

IT-Kosten lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, um eine bessere Übersicht und Kontrolle über die Ausgaben zu gewährleisten. Eine gängige Klassifizierung von IT-Kosten umfasst die folgenden Bereiche:

Sachkosten

Zu den Sachkosten gehören alle Kosten für materielle Güter, die für den Betrieb der IT-Infrastruktur notwendig sind. Dazu gehören Hardware wie Server, Computer, Netzwerkkomponenten, Drucker und mobile Endgeräte. Aber auch Softwarelizenzen und die damit verbundene Wartung fallen in diese Kategorie. Des Weiteren zählen Kosten für die Netzwerkstruktur, wie Router, Switches und Kabel, sowie Ausgaben für Cloud-Services zu den Sachkosten. Und auch Beratungskosten für externe Experten, die bei der Implementierung, Wartung oder Optimierung der IT-Systeme unterstützen, sind Sachkosten.

Personalkosten

Die Personalkosten umfassen alle Kosten für die Mitarbeiter der IT-Abteilung. Die wichtigsten Personalkosten sind Gehälter, Löhne und Sozialabgaben. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens können auch die Kosten für IT-Schulungen und Weiterbildungen der Mitarbeiter in diese Kategorie fallen.

Abschreibungen (AfA)

Hardware und Software haben eine begrenzte Nutzungsdauer und verlieren im Laufe der Zeit an Wert. Die Abschreibungen auf diese IT-Assets werden als Kosten in der IT-Kostenrechnung berücksichtigt.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein selbständig nutzbarer, beweglicher und abnutzbarer Gegenstand des Anlagevermögens mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten, der einen Höchstwert nicht übersteigen darf. 2024 lag dieser Wert in Deutschland und Österreich bei 1000 Euro. Dieser Wert ändert sich allerdings regelmäßig je nach Land und Jahr.

Selbstständig nutzbar

Ein Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar, wenn es seiner Zweckbestimmung nach unabhängig von anderen Geräten verwendet werden kann. Beispielsweise ist ein Desktop-PC im Gegensatz zu einem Laptop nicht selbstständig nutzbar, weil er zu seiner Bedienung noch einen Bildschirm, eine Maus und eine Tastatur benötigt.

Beweglich

Als beweglich können ausschließlich Sachen oder Scheinbestandteile gelten. Gebäude, Grund, Patente oder Nutzungsrechte sind beispielsweise keine beweglichen Wirtschaftsgüter.

Abnutzbar

Ein GWG muss technischen oder wirtschaftlichen Abnutzungserscheinungen unterliegen. Für Software ist das beispielsweise nicht der Fall, sie ist demnach nicht abnutzbar.

Weitere Kosten

Neben den oben genannten Hauptkategorien gibt es noch weitere Kosten, die im Zusammenhang mit der IT anfallen:

Kommunikationskosten: Diese umfassen Kosten für Telefon, Internet, mobile Datenverbindungen und Videokonferenzen.

IT-Sicherheitskosten: Für die Sicherheit der IT-Systeme und Daten fallen zum Beispiel Kosten für Firewalls, Virenschutzprogramme, Sicherheitsaudits und die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien an.

Sonstige Kosten: Hierzu können beispielsweise Reisekosten für IT-Mitarbeiter, Kosten für Fachliteratur und Abonnements sowie Ausgaben für Büromaterialien gehören.

Im Bereich der IT spielen sowohl Fixkosten als auch variable Kosten eine wichtige Rolle. Fixkosten fallen unabhängig von der Auslastung der IT-Systeme und Services an. Typische Beispiele hierfür sind Mieten für Rechenzentren, Abschreibungen auf Hardware, Gehälter von festangestellten IT-Mitarbeitern oder auch Kosten für langfristige Softwarelizenzen.

Variable Kosten hingegen verändern sich mit der Nutzung der IT-Ressourcen. Beispiele dafür sind der Verbrauch von Cloud-Services, die nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet werden, Kosten für IT-Support pro Ticket oder auch Kosten für Schulungen, die je nach Teilnehmerzahl variieren.

Ein entscheidender Schlüssel für die Steuerung der IT-Kosten liegt in der Möglichkeit, Fixkosten in variable Kosten umzuwandeln. Dadurch können Unternehmen ihre IT-Kosten flexibler gestalten und an die tatsächliche Nutzung anpassen. Das ist besonders in Zeiten schwankender wirtschaftlicher Entwicklungen oder bei der Einführung neuer Technologien von Vorteil.

Eine der wichtigsten Strategien hierfür ist die Nutzung von Cloud-Technologien. Anstatt in eigene Hardware und Software zu investieren, die hohe Fixkosten verursachen, können Unternehmen IT-Services aus der Cloud beziehen und bedarfsgerecht bezahlen. Dadurch werden Kosten und Ausgaben für Investitionen (CapEx) in Betriebskosten (OpEx) umgewandelt, die flexibler zu managen sind.

Auch im Bereich der Personalbeschaffung können Unternehmen Fixkosten in variable Kosten umwandeln, indem sie verstärkt auf externe Dienstleister und Freiberufler zurückgreifen, anstatt festangestellte Mitarbeiter zu beschäftigen. Diese Strategie sollte jedoch sorgfältig abgewogen werden, da sie auch Nachteile wie z.B. den Verlust von Know-how oder eine geringere Mitarbeiterbindung mit sich bringen kann.

Ein weiterer Ansatzpunkt zur Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten ist die Änderung des IT-Beschaffungsmodells. Anstelle von langfristigen Kaufverträgen für Hardware und Software können Unternehmen auf Leasing- oder Abonnement-Modelle z.B. Hardware-as-a-Service oder Software-as-a-Service umsteigen. Dadurch werden Fixkosten in variable Kosten transformiert und die Gesamtkosten für den Besitz (TCO) der IT-Ressourcen reduziert.

Die Kosten für Informationstechnologie (IT) steigen in Unternehmen kontinuierlich an. Nach Zahlen von Gartner ist dies vor allem auf steigende Ausgaben für Server, Datenbanken und Software zurückzuführen.

Demnach wird mit einem Wachstum der gesamten IT-Ausgaben von 9,3 Prozent im Jahr 2025 gerechnet. Den prozentual größten Anstieg gibt es mit 15,5 Prozent bei den Datenbanksystemen. Es folgen Software mit 14 Prozent und Devices mit 9,5 Prozent. IT-Services werden absolut gesehen mit 1,737 Billionen US-Dollar die weiltweiten IT-Ausgaben weiterhin dominieren. Das entspricht in etwa dem Vierfachen des deutschen Bundeshaushalts.

Prognose der weltweiten IT-Ausgaben (Angaben in Millionen US-Dollar)

Der Anstieg der IT-Kosten ist auf ein Zusammenspiel von endogenen und exogenen Wachstumsfaktoren zurückzuführen.

Endogenes Wachstum entsteht durch die interne Entwicklung der IT-Landschaft in Unternehmen. Fortschreitende Digitalisierung und neue technologische Innovationen wie zum Beispiel Virtualisierung, Cloud Computing, Big Data oder KI führen zu einem steigenden Bedarf an IT-Services und -Ressourcen. Um diese neuen Technologien implementieren und nutzen zu können, müssen Unternehmen in Hardware, Software, Cloud-Dienste und qualifiziertes Personal investieren, was wiederum die IT-Kosten in die Höhe treibt.

Exogenes Wachstum der IT-Kosten wird durch externe Faktoren beeinflusst, die Unternehmen nur begrenzt kontrollieren können. Ein wichtiger Aspekt sind die Geschäftspraktiken der Softwarehersteller. Durch immer komplexere Lizenzmodelle und aggressive Audit-Strategien versuchen diese, ihre Einnahmen zu maximieren. Die zunehmende Virtualisierung und Cloud-Nutzung hat diesen Trend noch verstärkt, da die Lizenzierung in diesen Umgebungen oft komplizierter und fehleranfälliger ist. Unternehmen sehen sich daher mit steigenden Ausgaben für Softwarelizenzen, Wartung und – im Falle von Lizenzverstößen – mit hohen Strafzahlungen konfrontiert.

Welche Bereiche sorgen für steigende IT-Kosten?

Ein wesentlicher IT-Kostentreiber ist die Weiterentwicklung von KI-Anwendungen. Wie eine aktuelle Studie zeigt, planen Unternehmen dafür im Mittel eine Erhöhung ihrer Ausgaben um 68 Prozent. Gleichauf liegen Data Analytics und Business Intelligence (BI). Doch auch Altsysteme führen zu steigenden Kosten (plus 57 Prozent).

Vergleichsweise gering sind dagegen die geplanten Erhöhungen für das Metaverse (37 Prozent) und Virtual bzw. Augmented Reality (VR/AR, 36 Prozent).

Quelle: Avasant LLC

Auswirkungen steigender IT-Kosten

Das anhaltende Wachstum der IT-Kosten stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. IT-Budgets werden zunehmend belastet, was zu einem Konflikt zwischen dem Bedarf an Investitionen in neue Technologien und der Notwendigkeit zur Kostenkontrolle führt. Viele Unternehmen sehen sich gezwungen, ihre IT-Strategie zu überdenken und neue Wege zu finden, um die IT-Kosten zu optimieren, ohne dabei die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit zu gefährden.

Die Auswirkungen des IT-Kostenwachstums sind vielfältig:

• Eingeschränkte Investitionsmöglichkeiten: Steigende Betriebskosten für die bestehende IT-Infrastruktur reduzieren den finanziellen Spielraum für Investitionen in neue, innovative Technologien.
• Druck auf die IT-Abteilung: Die IT-Abteilung steht unter dem Druck, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der IT-Services zu gewährleisten.
• Konflikte mit anderen Abteilungen: Die steigenden IT-Kosten können zu Konflikten mit anderen Abteilungen führen, die ebenfalls um begrenzte Ressourcen kämpfen.
• Risiko von Fehlentscheidungen: Der Druck, Kosten zu sparen, kann zu überhasteten Entscheidungen mit langfristig negativen Folgen führen, wie beispielsweise zum Einsatz ungeeigneter Technologien oder zum Verzicht auf wichtige Sicherheitsmaßnahmen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist ein effektives IT-Kostenmanagement unerlässlich. Unternehmen müssen ihre IT-Kosten transparent machen, die Kostentreiber identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Kostenoptimierung ergreifen

IT-Kostenmanagement ist ein systematischer Ansatz, der darauf abzielt, die IT-Ausgaben eines Unternehmens zu planen, zu kontrollieren und zu optimieren. Durch die Implementierung eines effektiven IT-Kostenmanagements können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Investitionen den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen generieren und gleichzeitig die Kosten im Rahmen bleiben.

Ein gut strukturiertes IT-Kostenmanagement bietet den verantwortlichen CIOs zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine höhere Transparenz der IT-Kosten und hilft dabei, die Kostentreiber zu identifizieren und zu analysieren. Dadurch können Unternehmen fundierte Entscheidungen über die Allokation von Ressourcen treffen und ungerechtfertigte Ausgaben vermeiden. Das IT-Kostenmanagement trägt außerdem dazu bei, die IT-Budgets besser zu planen und zu kontrollieren, was die finanzielle Stabilität des Unternehmens stärkt.

Zu den gängigen Methoden des IT-Kostenmanagements gehören:

Kostenanalyse: detaillierte Untersuchung der IT-Kostenstruktur, um die Hauptkostentreiber zu identifizieren und Optimierungspotenziale aufzudecken

Budgetierung: Erstellung eines realistischen IT-Budgets auf Basis der Kostenanalyse und der strategischen Ziele des Unternehmens

Leistungsverrechnung: Zuordnung der IT-Kosten zu den jeweiligen Nutzern oder Abteilungen, um die Transparenz zu erhöhen und ein Bewusstsein für die Kosten zu schaffen

Benchmarking: Vergleich der eigenen IT-Kosten mit denen anderer Unternehmen, um die eigene Effizienz zu bewerten und Best Practices zu identifizieren

Reduzierung der Cloudkosten

Eine wichtige Maßnahme zur Reduzierung von IT-Kosten im Unternehmen ist die Überprüfung der Cloud-Kosten. Oftmals entstehen durch unkontrollierte Skalierung und steigende Nutzung der Cloud-Dienste ungeplante Ausgaben. Daher sollten Unternehmen ihre Cloud-Strategie überprüfen, ungenutzte Ressourcen identifizieren und eliminieren sowie gegebenenfalls günstigere Alternativen in Betracht ziehen. Es kann sinnvoll sein, zu prüfen, ob On-Premise-Lösungen für bestimmte Anwendungen möglicherweise günstiger sind als Cloud-Optionen.

Überarbeitung des Projektportfolios

Ein weiterer wichtiger Ansatzpunkt zur Reduzierung der IT-Kosten ist die Überarbeitung des Projektportfolios. Unternehmen sollten ihre laufenden IT-Projekte regelmäßig auf ihren tatsächlichen ROI und ihre Machbarkeit überprüfen und gegebenenfalls Projekte mit geringem Nutzen oder Erfolgswahrscheinlichkeit einstellen. Eine Priorisierung der Projekte nach ihrem erwarteten Geschäftswert und eine sorgfältige Budgetierung helfen, die IT-Ausgaben auf die wichtigsten strategischen Initiativen zu fokussieren.

Kosten für Support und Wartung

Support-Kosten lassen sich ebenfalls optimieren, indem Unternehmen die Support-Level für ihre IT-Systeme an die tatsächlichen Anforderungen anpassen. Für weniger kritische Systeme mit ausreichender Redundanz können Unternehmen kostengünstigere Support-Pläne wählen.

Die Wartung von Hardware ist ein weiterer Kostenfaktor mit erheblichem Optimierungspotential. Nach dem End of Life (EOL) bieten manche Hersteller zwar noch Wartungsverträge an, das aber oftmals zu deutlich erhöhten Preisen. Die Inanspruchnahme von Third Party Maintenance kann eine effiziente und kostengünstige Alternative sein, um genutzte Hardware länger laufen zu lassen.

Überprüfung von Outsourcing-Verträgen

Auch die Überprüfung von Outsourcing-Verträgen und anderen Vereinbarungen mit Drittanbietern kann zu Kosteneinsparungen führen. Oftmals zahlen Unternehmen überhöhte Preise für IT-Dienstleistungen oder setzen teurere Auftragnehmer ein als nötig. Durch eine gründliche Analyse der Ausgaben für externe IT-Services und die Anwendung von Methoden wie Tail Spend Analysis und Benchmarking können Unternehmen Einsparpotenziale von 15 bis 30 Prozent realisieren.

Nicht genutzte Anwendungen

Die Rationalisierung des Anwendungsportfolios ist ein weiterer wichtiger Schritt zur Reduzierung der IT-Kosten. Viele Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Anwendungen, von denen einige redundant sind oder nur selten verwendet werden. Durch die Konsolidierung von Anwendungen, die Standardisierung auf eine kleinere Anzahl von Tools und die Eliminierung ungenutzter Software können Unternehmen ihre IT-Landschaft vereinfachen und die Kosten senken.

Neben der Reduzierung von Ausgaben sollten Unternehmen auch darauf achten, mehr Wert aus ihrer bestehenden Technologie zu schöpfen. Durch die Schulung der Mitarbeiter für die optimale Nutzung der vorhandenen IT-Tools, die Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und die Vermeidung von redundanten Systemen können Unternehmen die Effizienz ihrer IT steigern und die Kosten senken.

Automatisierung

Die Automatisierung von IT-Prozessen bietet ebenfalls ein großes Potenzial zur Kostensenkung. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Systemüberwachung, Patch-Management und Backups können Unternehmen Personalkosten reduzieren und gleichzeitig die Effizienz und Zuverlässigkeit ihrer IT-Prozesse erhöhen.

Unternehmen sollten ihre IT-Kosten nicht nur aus kurzfristiger Sicht betrachten, sondern langfristige strategische Ziele im Auge behalten. Kurzfristige Einsparungen können zu technischen Schulden führen, die langfristig zu höheren Kosten und Problemen führen können.

IT-Controlling und Reporting spielen eine entscheidende Rolle bei der effektiven Steuerung der IT-Kosten. Durch die systematische Erfassung, Analyse und Darstellung der IT-Kosten schaffen IT-Controlling und Reporting die notwendige Transparenz, um fundierte Entscheidungen über IT-Investitionen, Ressourceneinsatz und Kostenoptimierung zu treffen.

Das IT-Controlling fokussiert sich auf die Planung, Steuerung und Überwachung der IT-Kosten, während das IT-Reporting die relevanten Informationen über die Kostenentwicklung und -struktur in Form von Berichten und Kennzahlen aufbereitet und den Entscheidungsträgern zur Verfügung stellt.

Ein wichtiger Aspekt des IT-Controllings ist die Identifizierung der Kostentreiber, die das Wachstum der IT-Kosten beeinflussen. Dazu gehören sowohl interne Faktoren wie die steigende Nutzung von IT-Services und der zunehmende Bedarf an Rechenleistung und Speicherplatz als auch externe Faktoren wie die Preispolitik der Softwarehersteller und die Komplexität der Lizenzmodelle. Durch die Analyse dieser Kostentreiber können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Kosten zu kontrollieren und zu optimieren.

Die Implementierung einer internen Leistungsverrechnung (ILV) stellt sicher, dass die Kosten für IT-Services denjenigen zugerechnet werden, die diese Services auch tatsächlich nutzen. Dies schafft Transparenz und Anreize für einen verantwortungsvollen Umgang mit IT-Ressourcen.

Das IT-Reporting liefert die notwendigen Informationen, um die IT-Kostenentwicklung zu verfolgen und die Effektivität der getroffenen Maßnahmen zu bewerten. Dazu gehören beispielsweise Berichte über die Kostenstruktur der IT, die Entwicklung der IT-Kosten im Zeitverlauf, die Kosten pro IT-Service oder pro Nutzer sowie Kennzahlen zur Messung der IT-Effizienz. Ein aussagekräftiges IT-Reporting ist eine wichtige Grundlage für die Steuerung der IT-Kosten und die Entscheidungsfindung im IT-Bereich.

IT-Kostenmanagement ist essenziell für Unternehmen, um die Kontrolle über ihre IT-Ausgaben zu behalten und gleichzeitig die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Durch den Einsatz verschiedener Methoden wie der Analyse von Cloud-Kosten, der Optimierung des Projektportfolios, der Anpassung von Support-Levels und der Rationalisierung des Anwendungsportfolios können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die genaue Verfolgung und Darstellung der IT-Kosten sowie die Leistungen der IT für ein Unternehmen hängen von der Planung und Einführung eines geeigneten IT-Kosten- und Verrechnungsmodells ab.

Dabei ist es wichtig, nicht nur kurzfristige Einsparungen zu verfolgen, sondern auch langfristige strategische Ziele im Auge zu behalten.

Die Integration von IT-Controlling und Reporting ermöglicht eine transparente Darstellung der Kostenentwicklung und -struktur, was fundierte Entscheidungen über IT-Investitionen und Kostenoptimierung ermöglicht. Ein gut strukturiertes IT-Kostenmanagement trägt dazu bei, die IT-Budgets besser zu planen und zu kontrollieren und die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu stärken.

Zukünftig werden sich die Herausforderungen im IT-Kostenmanagement weiterentwickeln. Die fortschreitende digitale Transformation und der zunehmende Einsatz neuer Technologien wie Cloud Computing, künstliche Intelligenz und Big Data erfordern agile und flexible Ansätze im IT-Kostenmanagement. Unternehmen müssen in der Lage sein, die Kosten für diese neuen Technologien zu bewerten, zu kontrollieren und zu optimieren.

Die Implementierung von automatisierten Prozessen und der Einsatz von KI-basierten Tools im IT-Kostenmanagement werden weiter an Bedeutung gewinnen. Dies wird dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu verbessern und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

Ein weiterer wichtiger Trend ist die zunehmende Bedeutung von FinOps, einem Ansatz, der die Zusammenarbeit zwischen IT, Finanzen und dem Business fördert, um die Cloud-Kosten besser zu managen.

Unternehmen, die die Herausforderungen im IT-Kostenmanagement erfolgreich meistern, werden ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und ihre IT-Investitionen optimal an den Geschäftszielen ausrichten.