OpEx: Definition und Unterschiede zu CapEx
OpEx (engl. Operational Expenditures, übersetzt Betriebskosten oder Betriebsausgaben) bezeichnet die Kosten eines Unternehmens, die für den laufenden Geschäftsbetrieb anfallen. Diese Ausgaben werden im Gegensatz zu Investitionsausgaben (CapEx) sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt und können nicht aktiviert werden.
OpEx umfassen alle wiederkehrenden Ausgaben, die notwendig sind, um den täglichen Betrieb eines Unternehmens aufrechtzuerhalten. Dazu zählen beispielsweise Personalkosten, Mieten, Energiekosten, Rohstoffbeschaffung, Wartungsverträge, Lizenzen sowie Kosten für Cloud-Dienste oder geleaste Geräte. Typisch für OpEx ist, dass diese Kosten monatlich oder jährlich anfallen und direkt den Gewinn im laufenden Geschäftsjahr mindern.
Welche Kosten zählen zu OpEx?
Zu den wichtigsten OpEx-Kostenarten gehören:
- Personalkosten (Gehälter, Sozialabgaben)
- Miet- und Leasingkosten für Büros, Fahrzeuge oder IT-Infrastruktur
- Materialkosten wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
- Energiekosten (Strom, Gas, Wasser)
- Wartungs- und Instandhaltungskosten
- Laufende Softwarelizenzen (z.B. Office 365, SaaS-Modelle)
- Cloud-Services (IaaS, PaaS)
- Versicherungsprämien und Zinsaufwendungen
Betriebskosten sind immer kurzfristig wirkende Ausgaben, die nicht in der Bilanz aktiviert werden. Im Vergleich zu CapEx (z.B. Kauf von Maschinen) senken OpEx den Gewinn sofort und vollständig.
Was ist ein OpEx Budget?
Ein OpEx Budget ist eine Aufschlüsselung von Kostenarten der zu zahlenden Betriebskosten für das nächste Jahr. Im Budget werden auch im nächsten Jahr steigende oder sinkende operative Kosten festgehalten. Beispielsweise wird hier vermerkt, ob neue Headcounts dazu kommen, oder ob bestehende Wartungsverträge ablaufen. Das summierte OpEx Budget wird dann gegen die zu erwartenden Umsätze im nächsten Jahr gerechnet und geprüft, ob die laufenden Kosten gesenkt werden müssen, oder ob ein Betriebsgewinn zu erwarten ist.
Unterschied CapEx und OpEx
CapEx (Capital Expenditure – Kapitalausgaben) sind aktivierbare Aufwendungen und somit abschreibungsfähige Investitionskosten, die ins Anlagevermögen eines Unternehmens gehen und den Gewinn gleichmäßig über mehrere Jahre verteilt reduzieren. Im Vergleich dazu senken die OpEx-Betriebsausgaben sofort im laufenden Geschäftsjahr, in voller Höhe, den Gewinn.
Somit lässt sich betriebswirtschaftlich die Regel aufstellen, dass Unternehmen in schwächeren Jahren oft Ausgaben Richtung CapEx verlagern möchten, in besseren Jahren hingegen gerne eher als OpEx deklarieren, um die Steuerausgaben zu optimieren.
Ein angemessenes CapEx-Verhältnis (CapEx Ratio) kann als Kennzeichen für ein gesundes Unternehmenswachstum angesehen werden. Es bezeichnet das Verhältnis zwischen Investitionsausgaben und Umsatzerlösen. Je nach Branche und Unternehmen kann ein anderes CapEx-Verhältnis als günstig gelten. So sind beispielsweise in Unternehmen der Schwerindustrie und auch in der Telekommunikation die notwendigen Investitionsausgaben normalerweise höher als in Unternehmen der Dienstleistungsbranche.
Warum ist die Unterscheidung zwischen OpEx und CapEx wichtig?
Die Abgrenzung zwischen CapEx und OpEx beeinflusst steuerliche Strategien und die Liquiditätsplanung:
- OpEx kann im Jahr der Zahlung vollständig steuermindernd geltend gemacht werden.
- CapEx wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben (z.B. 3 Jahre für IT-Hardware).
- Unternehmen in Wachstumsphasen nutzen oft OpEx-Modelle, um Investitionsrisiken zu reduzieren – etwa durch Miete statt Kauf von Büroausstattung.
Vorteile von OpEx
Ein OpEx-fokussierter Ansatz bietet mehrere Vorteile:
- Flexibilität: keine langfristige Bindung an Assets (z.B. durch Cloud-Modelle).
- Kostentransparenz: monatliche Zahlungen statt hoher Einmalinvestitionen.
- Steueroptimierung: sofortige Absetzbarkeit der Ausgaben und sofortige Gewinnminderung.
Beispiel IT-Infrastruktur: Statt Server zu kaufen (CapEx), mieten Unternehmen Rechenleistung via Cloud (OpEx). Das spart Initialkosten und ermöglicht günstige Technik-Upgrades durch den Anbieter.
CapEx und OpEx: Ausgaben im Vergleich
Capex (Capital Expenditures):
- Kauf von Hardware die teurer ist als Geringwertige Wirtschaftsgüter
- Kauf von Produktionsanlagen oder Gebäuden
- Aufwand für Büroausstattung und weitere benötigte Ausrüstung
- Investitionsausgaben für Fahrzeuge
- Anschaffung von Patenten
- Investitionen für externe Softwareentwicklung, solange diese nicht für die Pflege oder die Wartung von bestehender Software verwendet werden. Die entwickelte Software muss einen realen Asset-Wert für das Unternehmen haben.
Opex (Operational Expenditures):
- das Kaufen von Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffen als Materialaufwand in der Produktion
- Personalaufwände
- Mieten und Raumkosten
- Ausgaben für geleaste Betriebsmittel, wie zum Beispiel. Autos oder Computer
- Wartungsverträge
- Laufende Lizenzgebühren
- Kosten für as-a-service Produkte, wie zum Beispiel Cloud Services, Office365, SaaS, PaaS, IaaS oder EaaS
- Zugekaufte Dienstleistungen für den Betrieb in einem Unternehmen
- Versicherungsprämien
- Zinsaufwände
- Abschreibungen
Verlagerung von CapEx zu OpEx
Die Verlagerung von CapEx zu OpEx, also von Investitionsausgaben zu Betriebskosten, kann für die Unternehmen verschiedene Vorteile bringen. Weil auf diese Weise weniger Kapital langfristig gebunden ist, kann das Unternehmen schneller auf geänderte Kosten und Verfügbarkeiten reagieren. Zudem können Betriebskosten im selben Jahr steuerlich geltend gemacht werden. Damit kann das Unternehmen kurzfristig seinen Gewinn schmälern.
Im Bereich der IT-Infrastruktur setzen Unternehmen für die Verlagerung von CapEx zu OpEx zum Beispiel auf Cloud-Lösungen oder “As a Service”-Modelle. Damit können sowohl Software als auch Hardware-Kapazitäten gemietet werden. Selbst Büroausstattung wie Laptops oder Monitore werden von manchen Unternehmen gemietet, anstatt sie zu kaufen. Ein Vorteil kann darin bestehen, dass das Unternehmen weniger abhängig von kürzeren Produktlebenszyklen ist.
Demgegenüber stehen allerdings einige potentielle Nachteile und Risiken eines Umzugs in die Cloud wie zum Beispiel die große Abhängigkeit vom Anbieter und die mit wachsenden Datenmengen schnell steigenden Kosten, so dass sich ab einem bestimmten Punkt die Investition in eigene IT-Infrastruktur als günstiger erweisen kann.
Sind “geringwertige Wirtschaftsgüter” OpEx oder CapEx?
Geringwertige Wirtschaftsgüter zählen zu den OpEx Kosten, weil die Anschaffungs- oder Herstellungskosten sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann.
Sind Abschreibungen CapEx oder OpEx?
Die Abschreibungen auf einen Vermögensgegenstand, die durch dessen Nutzung und der damit verbundenen Wertminderung resultieren, sind den Betriebskosten zuzurechnen und damit OpEx.
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