Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die Total Cost of Ownership (TCO)?
2. Seit wann analysieren Unternehmen die Total Cost of Ownership?
3. Was wird bei einer Total-Cost-of-Ownership-Analyse untersucht?
4. Wofür ist das Konzept der Total Cost of Ownership hilfreich?
5. Wie funktioniert eine TCO-Analyse?
6. Warum ist die TCO-Kalkulation notwendig?
7. Wann ist eine TCO-Bewertung sinnvoll?
8. Wie berechnet man die Total Cost of Ownership?
9. Anpassung des TCO-Modells auf andere Anforderungen

Hinter dem Konzept der Total Cost of Ownership (kurz: TCO) steckt eine ganzheitliche Betrachtung der Kostenfaktoren, die Produkte, Güter oder Services über ihren gesamten Lebenszyklus verursachen. Dabei werden nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch alle laufenden direkten sowie indirekten Kosten berücksichtigt.

Jedes Produkt und jeder Service hat seinen Preis – aber das ist nicht nur der Kaufpreis, den man beim Erwerb zahlt. Im Zuge des Gebrauchs oder Betriebs fallen in der Regel diverse weitere Kosten an, beispielsweise für Nutzung, Energie, Wartung, Reparaturen, Betreuung oder Entsorgung. Um also bereits vor dem Kauf abschätzen zu können, welche Investition die wirtschaftlichste ist, müssen alle durch sie ausgelösten Kosten zusammengestellt und unter die Lupe genommen werden. Hierzu gibt es die TCO, die im deutschen Sprachgebrauch auch unter der Bezeichnung „Gesamtbetriebskosten“ bekannt ist.

Die Analyse der Gesamtbetriebskosten ist in der Betriebswirtschaft bereits seit einigen Jahrzehnten gängige Praxis. Als die IT-Welt in den 1980er-Jahren Fahrt aufnahm, begannen unzählige Unternehmen damit, große Summen in Hardware- und Softwarelösungen zu investieren. Allerdings konnte kein Mensch vorhersagen, wann sich diese Investitionen monetär lohnen würden. Im Jahr 1987 hatte Microsoft-Chef Bill Gates die Ausreden zu nicht vorhersehbaren Kostenpunkten satt. Er beauftragte die Unternehmensberatung Gartner Inc. mit der Erstellung eines Konzepts, das alle Kosten rund um ein Produkt oder eine Dienstleistung aufschlüsseln und somit eine belastbare Entscheidungsgrundlage bilden sollte.

Dieses Konzept sollte nicht nur die Einmal-Investitionen – beispielsweise für die Anschaffung von Hardware, Büroinventar oder Rechenzentren – berücksichtigen, sondern auch alle laufenden Kosten, wie Wartungsverträge, Stromkosten, Lizenzgebühren und Co. Auch „versteckte“ finanzielle Aufwendungen, etwa für Betrieb oder Personalaufwand, sollten mit in die Berechnung einfließen. Das Ergebnis der Firma Gartner ist das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO). Es hat die Aufgabe, eine hohe Kostentransparenz bezüglich einer Investition herzustellen.

Die Investitionsbewertung mithilfe einer TCO zeigt auf:

• ob der TCO-Ansatz für ein Unternehmen bzw. für ein Produkt relevant ist
• an welchen Stellen hohe Kosten entstehen
• wodurch diese entstehen
• wo Einsparpotenziale existieren

Das bietet eine hervorragende Entscheidungsgrundlage und sorgt für wirtschaftliche Prozesse, da die anfallenden Kosten in einem größeren Detailgrad bekannt sind.

Eine TCO-Analyse ist in mehrerlei Hinsicht hilfreich, wenn es um betriebswirtschaftliche Fragestellungen und Aufgaben geht.

Für Dienstleister ist das Konzept ein echter Zugewinn, denn es hilft dabei, Leistungspreise und Betreibermodelle zuverlässig zu kalkulieren.

Zum einen bildet sie eine wichtige Entscheidungsgrundlage für eine Investition, denn sie untersucht bereits im Vorfeld der Beschaffung alle potenziellen Kosten, die ein Gebrauchs- oder Investitionsgut über seine gesamte Lebensdauer verursacht. Zum anderen kann die Total Cost of Ownership herangezogen werden, um die Wirtschaftlichkeit eines strategischen Projekts zu analysieren. So kann beispielsweise noch vor Verabschiedung neuer Regulierungsrichtlinien geprüft werden, welche Extrakosten anfallen werden und ob das Geschäftsmodell dann noch rentabel ist.

Zu guter Letzt bildet die TCO-Analyse ein wichtiges Instrument, um Kostentreiber sowie Einsparpotenziale zu identifizieren und so die Ausgaben effektiv zu reduzieren.

Die TCO lässt sich durch das Sammeln von Informationen sowie das Abschätzen und Errechnen der Gesamtkosten ermitteln. Das kann aufwendig sein, doch die Analyse hilft dabei, Fehlinvestitionen zu vermeiden, versteckte Kostentreiber zu ermitteln und Produkte beziehungsweise Investitionen miteinander zu vergleichen. Die TCO kann hier hohe Einsparpotenziale ermitteln.

Für eine zuverlässige Analyse der tatsächlichen Gesamtkosten müssen alle Aktivitäten und Arbeitsschritte, die mit der Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind, berücksichtigt werden. Das sind beispielsweise:

• Anlieferung
• Installation
• Betreuung
• Inbetriebnahme
• Energieverbrauch
• Wartungsprozesse
• Reparaturen
• Rückgabe
• Entsorgung

Um hinsichtlich dieser Faktoren reale Daten zu ermitteln, müssen sämtliche Informationen und Fakten zu einem Produkt bzw. einer Dienstleistung eingeholt werden. Soll die TCO-Analyse als Entscheidungsbasis dienen, empfiehlt es sich zudem, verschiedene Optionen miteinander zu vergleichen – also Alternativen in Betracht zu ziehen. Dabei sollten für alle zur Auswahl stehenden Produkte einige Fragen berücksichtigt werden, zum Beispiel:

• Wozu wird es genutzt?
• Wie wird es genutzt?
• Wie häufig wird es genutzt?
• Wann wird es genutzt?
• Könnten unter Umständen Probleme oder Komplikationen auftreten?
• Was soll nach seiner Nutzungszeit mit dem Produkt geschehen?

Wurden diese Fragen beantwortet, kann die TCO-Analyse der jeweiligen Produkte oder Services erfolgen.

Kurzum: Die TCO ist ein Werkzeug zur Entscheidungsfindung, beispielsweise beim Auswählen von Produkten und Alternativen. Grund hierfür ist, dass sie nicht nur den Anschaffungspreis berücksichtigt, sondern alle Kosten, die während der Nutzungsdauer auftreten. Allerdings ist zu beachten, dass einige Faktoren unsicher bleiben und sich nur schwer ausreichend präzise zum Anschaffungspreis hinzurechnen lassen.

Prinzipiell können TCO-Bewertungen im Falle aller Investitions- oder Gebrauchsgüter als Planungshilfen herangezogen werden. Ob die Total-Cost-of-Ownership-Analyse sinnvoll ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Das ist zum einen die Höhe der Investitionskosten – zum anderen müssen auch die Marktreife des Projekts sowie die geplante Nutzungsdauer des Produkts betrachtet werden.

Dieser Umstand gilt insbesondere für Güter wie Maschinen, technische Geräte oder Kommunikations- und Informationstechnologien. Denn gerade in diesen Bereichen schlummern versteckte Kosten, die sich auf die Rentabilität einer Kaufentscheidung und somit auf den Erfolg einer Investition auswirken.

Das Berechnen der TCO ist häufig etwas komplizierter, als es im ersten Moment erscheint – vor allem im Bezug auf Dienstleistungen. Das liegt typischerweise an fehlender Transparenz, denn in Unternehmen sind Financial-Management-Prozesse meist genauso undurchsichtig wie die Prozesse und Strukturen von IT-Services. Um eine TCO zielführend umzusetzen, müssen Mitarbeiter ins Vertrauen gezogen werden – es muss ihnen erlaubt sein, zu wissen, was ihr Arbeitsplatz und damit in Verbindung stehende Services kosten. Ebenso sollten Projektmitarbeiter Einblicke in alle das Projekt betreffenden Zahlen erhalten.

Das folgende Beispiel betrifft die Berechnung der TCO für Data Center, kann jedoch in ähnlicher Form auch auf andere Bereiche ausgeweitet werden.

Schritt 1: Identifizieren der Kostenquellen

Wie bereits erwähnt, teilen sich die in der TCO enthaltenen Kostenpunkte in zwei Bereiche auf:

• direkte Kosten
• indirekte Kosten

Unter direkten Kosten versteht man alle operationalen Kosten, die im laufenden Betrieb anfallen. Im Beispiel des Data Centers handelt es sich dabei vor allem um Wartungskosten, Lizenzkosten, Strom, Bandbreite etc. Dazu kommen Kostenpunkte, die auf Personalebene entstehen – beispielsweise das Gehalt der Data-Center-Mitarbeiter, die für den Betrieb oder die Wartung der Assets zuständig sind.

Bei den indirekten Kosten handelt es sich um Aspekte wie Downtime, während der Kosten entstehen, aber kein Gewinn erwirtschaftet wird, oder Fort- und Weiterbildungskosten.

Schritt 2: Informationsquellen definieren

Um die Total Cost of Ownership zu berechnen, werden sowohl bei den direkten als auch indirekten Kosten verlässliche Informationen beziehungsweise Rohdaten benötigt. Diese dienen als Grundlage der Berechnung. Für ein Data Center können das beispielsweise Daten zur verwendeten Hard- und Software sein, zu Lizenzkosten, laufenden Verträgen und Ähnlichem.

Diese Informationen müssen sauber, einheitlich sowie strukturiert ausgelesen werden – und im Sinne der Wirtschaftlichkeit möglichst automatisiert. Es ist also notwendig, zunächst zu identifizieren, welche Informationen ausgelesen werden und auf Basis welcher Quelle. Im Data-Center-Bereich kann beispielsweise die CMDB genutzt werden, um über die vorhandene Hardware zu informieren, während Zabbix/SCCM Informationen über Server der unterschiedlichen Betriebssysteme ausgeben. Selbst das Ticketing-Tool kann zurate gezogen werden werden, um den Zeit- und Arbeitsaufwand bis zum Abschluss von Tickets zu messen.

Schritt 3: Kategorisierung der Daten

Nachdem die Rohdaten aus verlässlichen Informationsquellen ausgelesen wurden, müssen diese nun in eine Struktur gebracht werden, die es erlaubt, Kosten eindeutig spezifischen Assets zuzuordnen.

1. Assets identifizieren (bspw. Microsoft-Lizenzen, Rechenzentren, HP-Server etc.)
2. Verträge identifizieren (bspw. Wartungsvertrag EMC-Storage, Lizenzvertrag Microsoft, Mietvertrag mit Rechenzentren)
3. Asset-Kategorien definieren (bspw. Server, Storage, Services etc.)
4. Spezifische Assets mit entsprechenden Verträgen verknüpfen

Abschließend sollte also eine Struktur vorliegen, die alle Kosten spezifischen Assets zuweist, die wiederum in Asset-Kategorien zusammengefasst werden.

Schritt 4: Total Cost auf ein Produkt oder einen Service herunterbrechen

Es ist nicht immer ausreichend, nur zu wissen, wie die TCO eines spezifischen Assets berechnet werden kann. Beispielsweise gilt es für die Betrachtung der Rentabilität des Geschäftsmodells, diese TCO in Relation zu den angebotenen Produkten und Leistungen zu setzen: Wenn also beispielsweise eine Softwarefirma eine Software programmiert und auf den eigenen Servern bereitstellt, kann es hilfreich sein, die dabei entstehenden Kosten den Einnahmen durch das Produkt gegenüberzustellen.

Hierzu wird das Produkt oder der Service auf der höchsten möglichen Ebene herangezogen. Also in diesem Beispiel die Bereitstellung einer Software auf einem Server:

• Die Software wird auf einem spezifischen Server bereitgestellt, der wiederum über bestimmte Attribute verfügt: Er verbraucht beispielsweise einen gewissen Platz im Data Center, er verbraucht eine spezifische Menge Strom etc. Einige dieser Attribute sind wiederum verbunden mit anderen Kostenpunkten – beispielsweise verwendet der Server ein spezifisches Betriebssystem, das wiederum Lizenzkosten verursacht und auf einem Speichermedium läuft, das eigene Kosten aufweist.
• Die Software verbraucht interne Bandbreite bzw. externe Bandbreite bei der Bereitstellung. Diese Bandbreite ist wiederum mit spezifischen Kosten verbunden.
• In der CMDB lassen sich gegebenenfalls die Attribute einzelner Kostenpunkte sowie deren Verbindungen untereinander auslesen.

Je nach Geschäftsmodell und Branche kann es sein, dass das TCO-Modell verschiedenen Anforderungen gerecht werden muss – je nachdem, zu welchem Zweck es eingesetzt wird. Beispielsweise könnte ein Teilbereich des Unternehmens die Gesamtkosten seines Produkts in Relation zum Gewinn setzen wollen. Oder es soll definiert werden, welche Kosteneinsparungen möglich sind, wenn ein bestimmter Teilbereich des Unternehmens outgesourct wird. Ein starres Modell zur TCO-Berechnung wäre in solchen Fällen eher hinderlich. Allerdings gibt es eine Möglichkeit, wie das starre System an dynamische Prozesse angepasst werden kann.

Hierzu werden die erhobenen Datensätze nach Asset, Metrik, Messwerkzeug, virtuellem Layer und Schlüssel aufgeteilt:

• Assets: Hier werden einzelne Assets (z.B. hp-Server, emc-Datenträger) oder ganze Asset-Kategorien (Server, Speichermedien) zusammengefasst
• Metrik: Hiermit ist ein spezifischer Datenpunkt für das untersuchte Asset gemeint, beispielsweise die Anzahl der Server oder der Speicherplatz bei Datenträgern
• Messwerkzeug: Hiermit wird identifiziert, welche Informationsquelle zur Messung der Daten herangezogen wurde (siehe Schritt 2)
• Virtueller Layer: Dem virtuellen Layer werden später alle Kostenstellen zugewiesen
• Schlüssel: Der Schlüssel gibt an, nach welcher Logik Assets auf den virtuellen Layer übertragen werden – bspw. „TB Speicherplatz pro Produkt“

Da in den Rohdaten bereits Assets und Verträge miteinander verknüpft sind, lassen sich mit dieser Auflistung problemlos die Gesamtkosten (TCO) jedes beliebigen virtuellen Layers berechnen.